• Meet &Co.

Het stappenplan voor effectief vergaderen.


Effectief vergaderen, dat wil toch iedereen? Geen urenlange, saaie zit sessies, maar een snelle vergadering met zichtbaar resultaat, hoe bereik je dat? Effectief vergaderen is makkelijker dan je denkt. Lees hieronder verder voor het stappenplan van Meet &Co.

Afspraken en agendapunten Een effectieve vergadering begint bij het maken van duidelijke afspraken. Spreek uit welke verwachtingen er zijn en stel heldere doelen voor de vergadering.

Aan de hand van deze punten maak je een agenda met duidelijke agenda punten. Zorg dat alle deelnemers deze ruim van te voren in de mail hebben zodat zij zich goed voor kunnen bereiden. Een goede agenda geeft structuur aan een vergadering en kan gebruikt worden als leidraad bij het maken van de notulen en de afspraken.


De Locatie De juiste locatie is essentieel voor een effectieve vergadering. Een veilig omgeving is een basisbehoefte. Deelnemers worden aanvallend of stil wanneer er sprake is van stress of wanneer ze zich niet veilig voelen. Een effectieve vergaderlocatie schept de basis voor een goede, open sfeer om op de juiste manier met elkaar te kunnen communiceren. Het is raadzaam om de vergadering op een externe locatie te laten plaatsvinden, bij voorkeur op een locatie waar geen andere gasten aanwezig zijn. De deelnemers zijn op deze manier op elkaar gericht en zullen niet worden beïnvloed of afgeleid door de omgeving. Ook de natuur heeft een goede invloed op het vergaderproces.

Let bij kiezen van de locatie op de volgende zaken:

  • Hoe is de sfeer op de locatie?

  • Zijn er voldoende faciliteiten?

  • Zijn de stoelen prettig om langer op de zitten?

  • Kan zittend vergaderen afgewisseld worden met staand vergaderen?

  • Is er ruimte voor een aantal breaks?

  • Is er voldoende daglicht in de vergaderruimte?

  • Is de temperatuur goed regelbaar?

  • Kan je tussendoor naar buiten?


Paviljoen Puur, Diemen


Besluitvorming

Bedenk van tevoren hoe de besluitvorming gaat plaatsvinden. Dit kan op vele manieren: unaniem, democratisch, autocratisch of creatief. De manier waarop een besluit wordt genomen heeft direct invloed op de tijd die nodig is om tot het besluit te komen en heeft tevens invloed op het draagvlak dat gecreëerd wordt binnen het team. Kies voor een manier die past binnen jullie team en binnen jullie bedrijf. Denk in resultaten en maak keuzes in het belang van het team en de organisatie. Zorg ervoor dat alle deelnemers over alle relevante informatie beschikken en stel veel vragen tijdens de vergadering. Wil je anderen beïnvloeden en overtuigen, leg dan je beweegredenen en voornemens uit. Dit helpt anderen om je beter te begrijpen.

De voorzitter

Zorg voor goed leiderschap, dat in dienst staat van het team. Wijs iemand aan die deze rol serieus neemt en vanuit deze rol het team faciliteert. Een goede voorzitter begint de vergadering met het creëren van gemeenschappelijke waarden en de juiste houding bij de deelnemers. De basis van een effectief team is goede communicatie, compassie, transparantie, collegialiteit en het gezamenlijk nemen van onderbouwde besluiten. De voorzitter leidt het vergaderproces in goede banen en houdt de tijd in de gaten. Hij zorgt er tevens voor dat iedereen aan het woord komt en stelt vragen aan deelnemers die niets zeggen.


De rondvraag

Laat de rondvraag niet te lang duren. Vaak wordt dit onderdeel misbruikt om niet ingediende agendapunten alsnog te behandelen, de voorzitter dient dit te voorkomen. De rondvraag is alleen bedoeld om te informeren bij de deelnemers of er nog iets is vergeten of dat er nog iets onder de aandacht gebracht moet worden. Wanneer dat inderdaad het geval is, kan er na een korte toelichting direct een actie aan gekoppeld worden. Onderwerpen die niet bijdragen aan het doel van de vergadering horen niet thuis bij de rondvraag, net zoals mededelingen die langer dan een paar minuten duren. Komen deelnemers tijdens de rondvraag terug op een onderwerp uit de vergadering, dan kan door de voorzitter terugverwezen worden naar de reeds gemaakte afspraken over dit onderwerp.


Vergaderbreak

Vergaderen kan soms energieslurpend zijn, bijvoorbeeld door onderhuidse ergernissen tussen deelnemers of doordat oude conflicten weer oplaaien. Voor de sfeer binnen het team kan het heel goed zijn om de vergadering te onderbreken of af te sluiten met een actieve vergaderbreak. Wanneer deze break inspeelt op het doel van de vergadering, is er een win-win situatie. Communicatiestijlen worden helder waardoor de onderlinge communicatie verbetert, emoties worden in andere banen geleid en constructieve feedback zorgt voor blijvende, positieve verandering binnen teams. Enkele voorbeelden van dergelijke vergaderbreaks zijn: teambuilding schapendrijven, een workshop bruggen bouwen of een potje voetbal of andere teamsport.



De Boerinn, Kamerik


In 5 stappen naar een effectief vergaderproces

Eigenlijk is het best eenvoudig. Een effectief vergaderproces bestaat uit 5 stappen:

  1. De juiste voorwaarden scheppen

  2. Voorbereidingen treffen (agenda)

  3. Vergaderen

  4. Notuleren en vastleggen van de afspraken

  5. Bewaken van de voortgang


Stap 1: de juiste voorwaarden voor een geslaagde vergadering

Een goede voorbereiding is een must voor een effectieve vergadering. Daarvoor moeten de juiste voorwaarden aanwezig zijn. Zorg voor een veilige, inspirerende omgeving waar de vergadering plaatsvindt. Maak vergader afspraken en richtlijnen. Hoe gaan we met elkaar om en op welke wijze wordt er gecommuniceerd? Een inspirerende locatie en een effectieve communicatie zijn de basis van een efficiënte vergadering.


Stap 2: de voorbereiding

Welk resultaat wil je bereiken met de vergadering? Dat is de basis waarop de agenda opgesteld wordt en bepaald wordt wie er bij de vergadering aanwezig moeten zijn. In dit stadium is het handig wanneer de voorzitter alvast de belangrijkste agendapunten doorgeeft aan de deelnemers, zodat zij zich goed kunnen voorbereiden.


Stap 3: de vergadering

Wanneer je daadwerkelijk effectief wilt vergaderen, is er een belangrijke rol weggelegd voor de voorzitter. De voorzitter zorgt voor een optimaal vergaderproces en leidt de discussies in goede banen, houdt de tijd in de gaten en stuurt richting besluitvorming. Belangrijk is dat de voorzitter goed luistert naar wat er gezegd wordt en vooral ook naar wat er niet gezegd wordt, maar mogelijk toch belangrijk is. De voorzitter zorgt er tevens voor dat iedereen betrokken is en effectief communiceert volgens de afgesproken richtlijnen.


Stap 4: het vastleggen van de gemaakte afspraken

Afspraken maken kan alleen wanneer deze ook daadwerkelijk vastgelegd worden. Leg de besluiten kort en krachtig vast.


Stap 5: bewaken van de voortgang

In veel organisaties gaat het op dit punt fout. Het is natuurlijk de bedoeling dat iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt en de gemaakte afspraken nakomt. Er zal iemand aangewezen moeten worden die dit gedeelte van het vergaderproces bewaakt en de deelnemers erop aanspreekt wanneer ze de gemaakte afspraken niet nakomen. Ook is het raadzaam om het vergaderproces regelmatig te evalueren en te kijken wat er nog verbeterd kan worden.


Meet &Co. helpt je graag verder met het organiseren van jullie effectieve vergadering. We bespreken graag alle mogelijkheden met je.


#coronaproof #startup #newbusiness #events #eventmanagement #meetings #teambuilding #socialevents #incentives #events #eventplanning #eventorganizer #corporateevents #eventdesign #eventprofs #amsterdam #iamsterdam #meetco




54 keer bekeken0 reacties

Recente blogposts

Alles weergeven

GET IN TOUCH

Meet &Co.

Het Breed 849

1025 JD Amsterdam

The Netherlands

Mail@meetco.nl

Tel: +31 (0)20 211 7260

KVK: 78710162

© 2020 by Meet &Co.

  • LinkedIn
  • Facebook
  • Pinterest