• Meet &Co.

Hoe organiseer je een Corona Proof Event?



Hoe organiseer je een Corona Proof Event?

Na een periode van online events en meetings is er veel behoefte aan elkaar fysiek ontmoeten. Het online event bood een goed alternatief, maar wij bij Meet &Co. weten als geen ander dat er niets gaat boven een fysiek event, meeting of congres. Dit brengt niet alleen de boodschap een stuk beter over maar haalt ook de gasten uit hun dagelijkse thuiswerksituatie.

Hoe zorg je ervoor dat een event op 1,5 meter sfeervol en vooral veilig is?

Informeer de gasten vooraf over de corona maatregelen op de locatie. Om het event veilig te laten verlopen is het belangrijk dat de gasten vooraf geïnformeerd worden over hoe de dag zal verlopen. Via welke ingang kom je binnen, hoe verloopt het ontvangst, op welke stoel mag je gaan zitten en wat zijn de regels met betrekking tot de lunch, borrel en diner? Stuur vooraf een instructie naar de gasten met daarin de richtlijnen rondom hygiëne en veiligheid, een plattegrond en het contactpersoon ter plaatse mocht men vragen hebben rondom de Corona maatregelen.

Creëer voldoende ruimte en sfeer tijdens het event.

Om een event veilig te laten verlopen is het belangrijk de 1,5 meter eis in acht te nemen. Gelukkig zijn veel locaties hier ondertussen op ingericht en kan je daar zonder zorgen terecht. Houdt met het boeken van de locatie rekening met de technische faciliteiten, doordat gasten verder uit elkaar zitten is het vaak nodig om geluid te versterken en bepaalde dingen te projecteren. Ook kun je denken aan een livestream, zodat gasten die liever thuis blijven toch deel kunnen nemen aan het event vanuit huis.

Omdat groepen wat verder uit elkaar zitten kan het soms wat ontbreken in sfeer, dit kun je goed opvangen door bijvoorbeeld een intieme sfeer door licht en decoratie te creëren.

Grote groep? Kies dan voor een hybride event! Is jouw groep groter dan het maximale aantal personen dat de locatie kan waarborgen, kies dan voor de nieuwe trend: namelijk een hybride event. Een hybride event is een combinatie van een fysiek event en een online event. Het leuke van een hybride event is; er moet interactie plaatsvinden. Deze interactie moet er zijn om de externe deelnemers te blijven prikkelen. Zo kan een deelnemer vragen stellen en eventueel meedoen aan verschillende sessies. Wanneer het goed wordt aangepakt, kan een hybride event meer bereik genereren in vergelijking met een event dat alleen fysiek plaatsvindt. En het is de oplossing als je een grote groep verwacht.


Zorg voor voldoende ruimte en een goede planning. Zoals eerder genoemd is het fijn als de gast van tevoren een routing van de locatie ontvangt. Mocht je grote groep gasten verwachten dan is het goed om eens na te denken over eventuele tijdsloten; Laat bijvoorbeeld de eerste 30 gasten op basis van alfabetische volgorde van de achternaam binnenkomen van 8.15 tot 8.30 uur. De tweede 30 gasten van 8.30 tot 8.45 uur, etc. Dit principe kan je ook weer gebruiken om de gasten naar de zaal te begeleiden. Samen met de eventcoördinator ter plaatse is dit goed en veilig te organiseren.


Ook als je een beurs organiseert is het fijn om met tijdsloten te werken. Als je de gasten laat inschrijven op een bepaald tijdslot, is het mogelijk om meerdere keren per dag grotere groepen te ontvangen. Het vergt wel wat meer inspanning, maar dan heb je gegarandeerd een veilig en succesvol event.

Lunchen, borrelen en dineren op veilige afstand Bij een event is de invulling op gebied van eten en drinken erg belangrijk! Maar hoe lunch je nou op een veilige manier? Tijdens de lunch zitten de gasten op gepaste afstand en vindt het serveren van de gerechten via een buffet plaats. Alle gerechten moeten per persoon worden opgehaald, zo voorkom je contactbesmetting. Met de borrel geldt hetzelfde. Uitserveren van hapjes en drankjes zal via selfservice gebeuren. De gastheer zet de bestellingen neer, doet een stapje terug, waarna de gast het veilig mee kan nemen.


Organiseer jij binnenkort een event of congres?

Nadat iedereen een tijd thuis heeft gezeten, is er weer de behoefte aan elkaar zien en samenkomen. Wanneer jij nu een event organiseert zal het de gast nog lang bij blijven. En iedereen heeft begrip voor de nieuwe regels, want veiligheid en gezondheid staan voor iedereen voorop!


Meet &Co. helpt je graag met het organiseren van een Corona Proof Event.


#coronaproof #startup #newbusiness #events #eventmanagement #meetings #teambuilding #socialevents #incentives #events #eventplanning #eventorganizer #corporateevents #eventdesign #eventprofs #amsterdam #iamsterdam #meetco


51 keer bekeken0 reacties

Recente blogposts

Alles weergeven

GET IN TOUCH

Meet &Co.

Het Breed 849

1025 JD Amsterdam

The Netherlands

Mail@meetco.nl

Tel: +31 (0)20 211 7260

KVK: 78710162

© 2020 by Meet &Co.

  • LinkedIn
  • Facebook
  • Pinterest